Teilnehmerbegrenzunng auf Jonglierconventions Januar 2023

Tatjana Bilenko
Orga-Team Nürnberger Jonglierconvention

1) Aktueller Stand

Aktuell haben die meisten Jonglierconventions eine Teilnehmerbegrenzung eingeführt (und damit zusammenhängend eine Voranmeldung).
Ausnahmen: EJC, Nürnberg (zumindest bis 2019), Aichtal (?)…

Wahrscheinliche Gründe dafür:

- ohne Begrenzung werden viele Cons immer größer
- es sind Systeme für Online-Anmeldung verfügbar
- besser planbar und berechenbar, entspanntere Vorbereitung
- Schnellere Anmeldung vor Ort, zB QR Code scannen

Viele andere Conventions (Akrobatik, Feuer, Hoop…) hatten von Anfang an eine Begrenzung.

2) Vorteile einer Teilnehmerbegrenzung

- bessere Planbarkeit (Catering, Einkauf, Gala-Show-Plätze, Schlafräume)
- Vorfinanzierung
- Überfüllung in Halle und Schlafräumen vermeiden
- Belegungszahlen der Location werden nicht überschritten
- Sicherheitsaspekte (Fluchtwege…)

3) Nachteile einer Teilnehmerbegrenzung

- kein Spontankommen möglich
- widerspricht dem Charakter der „offenen“ Veranstaltung
- zusätzlicher Aufwand für Anmeldesystem

4) Was kann passieren, wenn man keine Begrenzung hat? Erfahrungen aus Nürnberg

Unsere Teilnehmerzahlen sind bis 2017 (ca. 1100 Teilnehmer) ständig gestiegen, 2019 dann ca. 900 Teilnehmer.
Was bedeutet die größere Personenzahl für die Orga?

- mehr Schlafräume (trotzdem eng)
- Zuweisung der Schlafräume, zusätzlicher Aufwand um Gänge und Fluchtwege frei zu halten
- Größere und mehr Einkaufsfahrten
- Neue Angebote (Firespace, Blacklightspace)
- 2 Galashows
- Anmeldung vergrößern für schnelleres Check-in
- Parkplatzeinweisung
- Genauer Zeitplan (z.B. für die Küche)
- Mehr Geschirr und zweite Spülmaschine leihen
- Ausweichhalle anmieten

Fazit:

- Vieles, das sonst „einfach so“ funktioniert, muß durchdacht und geregelt werden, wenn die Con größer wird, z.B. Parkplätze, Belegung der Schlafräume, Laufwege.
- Nicht alles kann einfach in größerer Menge bestellt werden, z.B. ist es schwer, Catering für 1000 Portionen zu bekommen oder der Getränkelieferant kann nur eine bestimmte Menge an Getränkekästen und Biertischgarnituren transportieren.
- Erstaunlich viel ist machbar, aber der Aufwand für die Orga im Vorfeld steigt, ebenso der Bedarf an Helfern und die Belastung der Orgas während der Con.

5) Auf wieviele Teilnehmer sollte man eine Convention sinnvollerweise begrenzen? Was sind die begrenzenden Faktoren?

- Schlafräume (pro Person 1,5 – 2 m2)
- Sitzplätze in Gala-Show
- Akromatten
- Belegungszahlen der Location
- Erfahrungswerte: ab wann fühlt es sich zu voll an?

6) eine Idee für einen Kompromiss:

- Übernachtungs- und Frühstücksplätze sind begrenzt. Wer keinen Platz bekommen hat, kann dennoch zur Convention kommen, wenn er/sie sich selbst eine Übernachtung organisiert.